1. Inleiding

 Korfbalvereniging HKC hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden en derden partijen. In dit Privacy Statuut willen we op een heldere en transparante manier uiteenzetten hoe wij omgaan met persoonsgegevens

Wij doen er alles aan om de privacy van onze leden te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Korfbalvereniging houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de algemene verordening Gegevensbescherming (AVG).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze is verstrekt, deze doelen zijn beschreven in dit Privacy Statuut;
  • verwerking van persoonsgegevens beperken tot uitsluitend die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • uitdrukkelijk toestemming vragen voor verwerking van de benodigde persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen om beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, behoudens indien dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van de rechten van de leden omtrent hun persoonsgegevens, hen willen wijzen op deze rechten en deze respecteren.

Korfbalvereniging HKC is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van haar leden. Indien er na het doornemen van dit Privacy Statuut, of in algemene zin vragen zijn over dit onderwerp. Vernemen wij dit graag via het secretariaat van onze vereniging: secretaris@hkc-korfbal.nl.

  1. Verwerking van persoonsgegevens van leden of derden partijen

Persoonsgegevens van leden of derden partijen worden door Korfbalvereniging HKC verwerkt voor de volgende doeleinden:

  1. administratieve doeleinden;
  2. opgave aan het Koninklijk Nederlands Korfbal Verbond (KNKV);
  3. verstrekken van de nodige informatie aan de leden;
  4. verstekken van de nodige informatie aan sponsors

Grondslagen voor deze persoonsgegevens zijn:

  • het overeengekomen lidmaatschap van de leden met Korfbalvereniging HKC
  • het aangaan van een zakelijke relatie met Korfbalvereniging HKC

Voor de bovengenoemde doelstellingen kan Korfbalvereniging HKC de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • Geboortedatum
  • Adres
  • Geslacht
  • Bankrekeningnummer
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Pasfoto

Uw persoonsgegevens worden door Korfbalvereniging HKC opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde doeleinden gedurende het lidmaatschap van de vereniging dan wel gedurende de periode dat een zakelijke relatie met een derde partij bestaat.

Nadat het lidmaatschap dan wel de zakelijke relatie is beëindigd, zullen de persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan nodig is, rekening houdend met hierop eventueel van toepassing zijnde wettelijke bewaartermijnen.

  1. Verwerken van persoonsgegevens van Medewerkers

Persoonsgegevens van Medewerkers worden door Korfbalvereniging HKC verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling:

  • Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De arbeidsovereenkomst.

Voor bovenstaande doelstelling kan korfbalvereniging HKC de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • Geboortedatum
  • Adres
  • Geslacht
  • Bankrekeningnummer
  • Salarisgegevens
  • Kopie ID
  • BSN-nummer

Uw persoonsgegevens worden door Korfbalvereniging HKC opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking voor de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor de periode van maximaal 7 jaar.

  1. Verstrekking gegevens aan derden

De gegevens welke u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken voor de uitvoering van de hiervoor beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het deelnemen aan de korfbalcompetities, georganiseerd door het KNKV;
  • Het verwerken van de salarisadministratie;

Doordat leden lid zijn van HKC, zijn zij ook automatisch lid van het KNKV. Hiermee hoeft geen verwerkersovereenkomst te worden afgesloten.

Verder geeft HKC geen persoonsgegevens door aan andere parttijen waarmee wij geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Wij zullen de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit verplicht en toegestaan is.

  1. Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

  1. Minderjarigen

Wij verwerken enkelen alleen persoonsgegevens van minderjarigen, indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijk vertegenwoordiger.

  1. Bewaartermijn

Korfbalvereniging HKC  bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

  1. Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Hiervoor hebben wij de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens Korfbalvereniging HKC van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze bestuurs- en commissieleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
  1. Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door namens Korfbalvereniging HKC hiertoe bevoegde personen of door één van onze verwerkers.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

  1. Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dat natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

  1. Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statuut nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op.

  1. Contactgegevens

Korfbalvereniging HKC
Tiendweg 42B
3372 AJ Hardinxveld-Giessendam
E-mail: secretaris@hkc-korfbal.nl.

 

  1. Vaststelling

Dit privacy statuut is vastgesteld door het bestuur van HKC in haar vergadering van 6 september.

 

Jaap Tromp, voorzitter                                          Marinda Rijnhout, secretaris